Foto av Brooke Cagle
Tobias Fors
Här är tre snabba hygienfaktortips för dig som vill köra möten och workshops som är mer engagerande. Skippa bara dessa för möten som du inte bryr dig om hur det går. Känns tipsen självklara? Bra - men då hoppas jag att du verkligen gör så här också!
Påminn om relevansen först. Om det finns en person i rummet som är “högsta hönset”, låt då den personen helt kort sammanfatta bakgrunden till varför vi samlats - och varför det är så viktigt för oss som grupp/bolag/organisation att jobba med frågan. Exempel: en grupp produktchefer har samlats för att prata om hur arbetssättet inom produktutveckling kan förbättras. VD inleder med att förklara läget kort och koncist: “Ni vet lika väl som jag att konkurrensen är stenhård nu. Att kontinuerligt förbättra hur vi jobbar är inget vi kan välja bort. Om vi inte utvecklas kommer vi inte finnas kvar om fem år. Det är därför vi sitter här och diskuterar detta nu”.
Engagera direkt. Istället för att gå in i föreläsningsmode - bjud in deltagarna så snart som möjligt. Så snart som möjligt betyder inom några få minuter efter att mötet startat. Välj metod utifrån grupp och syfte så att ni gör något som är både relevant och hjälpsamt i situationen. Exempel: en grupp har träffats för att lära sig mer om konsten att facilitera möten, så vi öppnar med en utförlig incheckning laget runt, där alla får chansen att dela med sig om ny information, saker som frustrerar just nu och rekommendationer framåt. Övningen blir både ett exempel på hur en facilitator kan öppna en workshop och ett sätt att faktiskt bygga mer gemensam förståelse och trygghet - vilket är användbart under det kommande utbildningspasset.
Utvärdera tillsammans. När ni gjort jobbet i workshopen och det är dags att avsluta: utvärdera tillsammans. Det här är förstås extra obehagligt när träffen gått sådär - men då också extra viktigt. Jag brukar avsluta med att göra en “return on time invested” och då inte bara låta folk rösta på hur mycket värde de fick ut, utan också försöka gräva i vad man behöver mer eller mindre av när vi ses nästa gång. På detta vis kan jag gradvis förbättra de träffar jag leder med en grupp, över tid.
Så, för att sammanfatta: påminn om relevansen, engagera direkt och utvärdera tillsammans. Tre hygienfaktorer som behövs för möten och workshops som du vill ska ge resultat på ett engagerande och effektivt sätt.
Baserat på mina tjugo års erfarenhet av att leda möten och workshops i techbolag har jag satt ihop endagsworkshopen "Facilitation Bootcamp". Denna upplevelsebaserade workshop passar för er som vill säkra att era medarbetare har verktygen som krävs för att designa och facilitera effektiva möten och workshops.
