Från rundgång till fokuserad förbättring

Fokuserad förbättring är till för dig som är ansvarig för att er mjukvarutveckling levererar. Kanske sitter du med kommersiellt produkt- eller tjänsteansvar, kanske är du ansvarig utvecklingschef? Oavsett roll så finns många utmaningar att brottas med - och ibland kan det vara lämpligt att få in både lite utifrånperspektiv och lite hjälp med framfarten i förbättringsarbetet - utan att för den skull investera i att engagera en extern konsult på heltid. Vanliga utmaningar vi brottas med är:

Kritiska satsningar som drar ut på tiden, och frågan är om det är dags att göra något?
Brist på samsyn kring roller och ansvar, med åtföljande friktion och osäkerhet
Team som inte arbetar effektivt tillsammans
För mycket händer samtidigt, och det är svårt att avgöra vad som är viktigast
Många idéer om förbättring, men svårt att komma till faktisk handling och synliga resultat
Olika syn på arbetssätt - och avstånd mellan teknik och affär

"… i de flesta insatser som görs för att förbättra hur organisationer presterar, så hänger framgången till stor del på att implementera vad som redan är känt, snarare än från att anamma nya eller ditintills okända sätt att göra saker på."

Pfeffer, Jeffrey, and Robert I. Sutton. The knowing-doing gap: how smart companies turn knowledge into action. Boston, Mass: Harvard Business School Press, 2000.

Istället för transformation

Ofta blir förändring så väldigt stort - och det är väl egentligen inte så konstigt, när vi brottas med viktiga utmaningar. Problemet är att allt börjar kännas övermäktigt och att vi antingen blir handlingsförlamande eller drar igång gigantiska transformationsprogram som förväntas "lösa problemet".

Det är klart det behövs stora omtag ibland, men att transformationer inte är någon mirakelmedicin är uppenbart - eftersom det inte sällan snart behövs en ny stor transformation.

Ett alternativ kan vara att sänka ribban och göra en lite mindre, men effektfull, förflyttning. Vi väljer helt enkelt ett område där en förbättring verkligen skulle göra skillnad och tar några meningsfulla steg i den riktningen.

Det här sättet att tänka är ju egentligen inte så revolutionerande (vi har ju redan lärt oss att vi behöver jobba så här när vi utvecklar nya produkter och tjänster på ett agilt sätt), men det kräver att vi vågar fokusera och satsa på att ta några konkreta steg här och nu.

Kanske vi kan tänka på detta som en "mini-transformation"?

Bygg förbättringen med egna krafter

I en redan överbelastad vardag är det lockande att lägga ansvaret för en viktig förändring i händerna på en extern expert som ska driva förändringen. Att få in ett utifrånperspektiv är ofta hjälpsamt, men en risk är att ägarskapet för förbättringen inte hamnar på de som är allra viktigast för att hålla utvecklingen levande på sikt: de egna ledarna.

När vi istället involverar och utrustar våra egna ledare, bygger vi inte bara deras förmåga att förstå och leda förändring i just vår unika kontext - vi tar också vara på deras förtroende och naturliga mandat. Att lyfta ledarna in i processen gör att förbättringarna får fäste i vardagen, samtidigt som vi ökar engagemanget och framtidstron bland både chefer och medarbetare.

Poängen är alltså dubbelt viktig: visst får vi bättre möjligheter att komma åt de verkliga utmaningarna och ta steg som gör skillnad här och nu, men vi lägger också grunden för ett hållbart sätt att arbeta vidare framåt - när nästa förbättringsbehov dyker upp vet vi att ledarskapet finns på plats för att ta det vidare.

Förväntade resultat

Samsyn och handlingskraft — ni samlas kring viktiga frågor och slutar gå runt i cirklar. Istället för att fastna i att prata om den perfekta lösningen, lyckas ni ta några tillräckligt bra steg i rätt riktning.
Stärkt ledarskap och ägarskap — era ledare jobbar aktivt med att hjälpa till att få förbättringar att hända. De stöttar varandra i detta.
Nya relationer, över gränser — samarbetet över expert- och hierarkigränser stärks - vilket ökar er förmåga att hantera komplexa utmaningar som ingen enskild expert eller avdelning kan lösa på egen hand.

En kurva som visar en uppåtgående trend allt eftersom en serie av fyra workshops genomförs

Under en serie professionellt faciliterade och expertledda workshops får gruppen regelbundet stöd att föra förbättringen framåt.

När passar detta?

Det här sättet att driva förändring passar ledare som:

Har en idé om ett förbättringsområde som är viktigt för er
Vill bryta låsningar och komma ur invanda spår
Är mån om att bygga ägarskap för förändringen i din grupp
Värderar att involvera din grupp, och samtidigt vill respektera deras tid
Själva vill vara delaktiga i förändringsresan och utveckla sitt eget ledarskap

Så funkar det

Kärnan i Fokuserad förbättring är en serie workshops med en sammanhållen grupp som reflekterar och handlingsplanerar tillsammans. Deltagare väljs noggrant för att optimera situationsförståelse, påverkanskraft och engagemang.

Upplägget kan skalas ned eller upp utifrån ambition och utrymme: från ett mindre antal korta möten till ett halvårs utvecklingsprogram med workshops varannan till var tredje vecka. Grundstrukturen är:

Inramning — i en mindre grupp av formellt ansvariga riktar och ramar vi in satsningen, för att ge tydlighet, legitimitet och begripligt mandat.
Fördjupat retrospektiv — vi skippar långa utredningar och utforskar istället historik och nuläge tillsammans i trygg och effektiv dialog, för att dyka in bortom ytligasymptom och bygga upp en stark gemensam situationsförståelse.
Fokusering — vi gör den önskade förbättringsriktningen skarp och begriplig, så att den kan fungera som en "magnet" för små smidiga förbättringssteg.
Utvalda workshops — i en serie professionellt faciliterade och expertledda workshops jobbar vi igenom viktiga teman och checkar ut med relevanta hemläxor (lära mer, pröva, förändra) att göra innan nästa träff.
Sammanfattning — tillsammans sammanställer vi en översikt över vad vi jobbat med, nya insikter,vunna segrar och framtida förbättringsområden.

"The alternative to the diagnose, analyze and recommend model is to work out with the client an adaptive move that will simultaneously reveal some diagnostic information and constitute an initial intervention."

Schein, Edgar H. 2016. Humble Consulting. Berrett-Koehler Publishers.