Open space

Open space, eller egentligen “open space technology” är ett enkelt men kraftfullt mötesformat baserat på självorganisation. Det passar perfekt för tvärfunktionell kunskapsdelning och gemensam problemlösning över organisatoriska gränser.

Tanken med open space är att samla en grupp personer som är intresserade av att prata med varandra kring ett visst tema, under nån dag eller så. Kännetecken för open space är att deltagande är frivilligt och att agendan sätts av de som kommer. Själva samtalen sker sedan i mindre grupper, ofta i många parallella spår. I slutet av dagen samlas hela gruppen igen för en gemensam avslutning.

Det går att använda open space för att “bara” samlas och prata, men det går också att lägga upp träffen så att den resulterar i konkreta förslag och nästa steg. Genom att förbereda en enkel dokumentationsmall kan varje grupp skriva ihop en sammanfattning av sin diskussion och eventuella nästa steg som föreslås (eller till och med har beslutats om, för det fall gruppen faktiskt var beslutsmässig).

Några saker att tänka på:

  • Ett lagom tydligt och lockande tema hjälper folk välja om de borde delta eller ej
  • Ordna bra lokaler att samlas i: rymlig och med bra väggytor, eller …
  • … se till att ha bra digitala verktyg (t.ex. Miro som gemensam whiteboard och Zoom för smågruppsdiskussioner)
  • Tvinga inte någon att delta
  • Sätt ramarna och lita på att de som kommer klarar sig alldeles utmärkt utan att du lägger dig i särskilt mycket

Våga lita på att formatet kommer att fungera. Ovana open space-anordnare vill ofta förbereda ämnen till agendan “ifall de som kommer inte har så många idéer”. Jag har kört open space-möten i mer än ett årtionde och har ännu inte varit med om att köra fast på grund av brist på samtalsämnen.

Material om ni ses fysiskt

  • Stora post-its eller A4 + tejp att posta pass med
  • Blädderblock eller A3 för deltagare att dokumentera sina pass på
  • Tejp och/eller häftmassa att sätta upp saker på väggarna med

Verktyg om ni kör digitalt

  • En digital whiteboard som är lättjobbad och som alla kan redigera i. Förslag: Miro.
  • Ett videosamtalssystem där ni kan sätta upp smågrupper. Förslag: Zoom.

Mallar

Lär dig mer