Fokuserad förbättring
"… i de flesta insatser som görs för att förbättra hur organisationer presterar, så hänger framgången till stor del på att implementera vad som redan är känt, snarare än från att anamma nya eller ditintills okända sätt att göra saker på."
Pfeffer, Jeffrey, and Robert I. Sutton. The knowing-doing gap: how smart companies turn knowledge into action. Boston, Mass: Harvard Business School Press, 2000.
Istället för transformation
Ofta blir förändring så väldigt stort - och det är väl egentligen inte så konstigt, när vi brottas med viktiga utmaningar. Problemet är när allt börjar kännas övermäktigt och att vi antingen blir handlingsförlamade eller drar igång gigantiska transformationsprogram som förväntas "lösa problemet" (om några år eller så).
Det är klart det behövs stora omtag ibland, men att transformationer inte är någon mirakelmedicin är uppenbart - eftersom det inte sällan snart behövs en ny stor transformation.
Ett alternativ kan vara att sänka ribban och göra en lite mindre, men effektfull, förflyttning. Att välja ett område där en viss förbättring faktiskt skulle göra skillnad och ta några värdefulla steg i den riktningen.
Det här sättet att tänka är ju egentligen inte så revolutionerande (vi har ju redan lärt oss att vi behöver jobba så här när vi utvecklar nya produkter och tjänster på ett agilt sätt) - men det kräver att vi vågar fokusera och satsa intensivt under en kort stund.
Kanske vi kan tänka på detta som en "mini-transformation"?
Bygg förbättringen med egna krafter
I en fullspäckad vardag är det lockande att lägga ansvaret för en viktig förändring i händerna på externa experter som ska driva förändringen. Att få in ett utifrånperspektiv är hjälpsamt, men ägarskapet för förbättringen får inte landa på tillfällig personal. Det måste sitta i händerna på de som är allra viktigast för att hålla utvecklingen levande på sikt: de egna ledarna.
När vi involverar och utrustar våra egna ledare, bygger vi inte bara deras förmåga att förstå och leda förändring i just vår unika kontext - vi tar också vara på deras förtroende och naturliga mandat. Förbättringarna får fäste i vardagen, samtidigt som vi ökar engagemanget och framtidstron bland både chefer och medarbetare.
Poängen är alltså dubbelt viktig: dels kommer vi åt verkliga utmaningar och tar steg som gör skillnad nu, dels lägger vi grunden för ett hållbart sätt att arbeta vidare framåt. När nästa förbättringssteg tas, då vet vi att ledarskapet finns på plats för att ta det vidare.
Förväntade resultat
- Samsyn och handlingskraft — ni samlas kring viktiga frågor och slutar gå runt i cirklar. Istället för att fastna i att prata om den perfekta lösningen, lyckas ni ta några tillräckligt bra steg i rätt riktning.
- Stärkt ledarskap och ägarskap — era ledare jobbar aktivt med att hjälpa till att få förbättringar att hända. De stöttar varandra i detta.
- Nya relationer, över gränser — samarbetet över expert- och hierarkigränser stärks - vilket ökar er förmåga att hantera komplexa utmaningar som ingen enskild expert eller avdelning kan lösa på egen hand.
Under en serie professionellt faciliterade och expertledda workshops får gruppen regelbundet stöd att föra förbättringen framåt.
När passar detta?
Det här sättet att driva förändring passar när ni:
- Har en idé om ett förbättringsområde som är viktigt för er
- Vill bryta låsningar och komma ur invanda spår
- Är mån om att bygga internt ägarskap för förbättringen
- Värderar att involvera de egna ledarna, och samtidigt vill respektera deras tid
Så funkar det
Kärnan i Fokuserad förbättring är en serie workshops med en sammanhållen grupp som reflekterar och handlingsplanerar tillsammans. Deltagare väljs noggrant för att optimera situationsförståelse, påverkanskraft och engagemang.
Upplägget kan skalas ned eller upp utifrån ambition och utrymme: från ett mindre antal korta möten till längre utvecklingsprogram med workshops med ett par veckors mellanrum. Grundstrukturen är:
- Inramning — i en mindre grupp av formellt ansvariga riktar och ramar vi in satsningen, för att ge tydlighet, legitimitet och begripligt mandat.
- Fördjupat retrospektiv — vi skippar långa utredningar och utforskar istället historik och nuläge tillsammans i trygg och effektiv dialog, för att dyka in bortom ytligasymptom och bygga upp en stark gemensam situationsförståelse.
- Fokusering — vi gör den önskade förbättringsriktningen skarp och begriplig, så att den kan fungera som en "magnet" för små smidiga förbättringssteg.
- Utvalda workshops — i en serie professionellt faciliterade och expertledda workshops jobbar vi igenom viktiga teman och checkar ut med relevanta hemläxor (lära mer, pröva, förändra) att göra innan nästa träff.
- Sammanfattning — tillsammans sammanställer vi en översikt över vad vi jobbat med, nya insikter,vunna segrar och framtida förbättringsområden.
"The alternative to the diagnose, analyze and recommend model is to work out with the client an adaptive move that will simultaneously reveal some diagnostic information and constitute an initial intervention."
Schein, Edgar H. 2016. Humble Consulting. Berrett-Koehler Publishers.
Vill du utforska vad Fokuserad Förbättring kan innebära för er? Boka ett kostnadsfritt 25-minuters utforskningsmöte.